A Brasoftware, especializada em licenciamento de software e consultoria tecnológica, apresentou à RECORD, uma das maiores empresas de comunicação do Brasil, a ferramenta Neural Meeting Notes, um sistema inovador baseado em inteligência artificial e desenvolvido utilizando componentes da plataforma Microsoft.
Com uma configuração que permite a instalação diretamente na nuvem do cliente (Microsoft Azure), o Neural Meeting Notes gera de forma automática as atas de reunião utilizando transcrições do Microsoft Teams e aplicando diversas camadas de inteligência artificial para estruturar o texto e identificar os pontos-chaves. Agora, ao invés de esperar por horas a compilação dos dados, o organizador da reunião recebe as informações de forma automática, minutos após o término da conversa online, e com a segurança de que todos os dados são mantidos dentro do ambiente seguro da RECORD, evitando a exposição a plataformas externas.
“O Neural Meeting Notes se destaca por sua simplicidade de uso, dispensando qualquer treinamento técnico. Basta adicionar o respectivo usuário à reunião, ativar a transcrição, e a ferramenta gera automaticamente a ata padronizada, enviando-a diretamente ao organizador. A implementação foi realizada em menos de uma semana e o sistema liberado para uso”, detalha Felipe Ribeiro, Account Tecnology Specialist (ATS) da Brasoftware.
As primeiras áreas a utilizarem o Neural Meeting Notes foram, Tecnologia, que a utiliza para registrar as reuniões online de seus projetos junto às áreas de Negócios, Facilities e Processos Corporativos. Posteriormente, outras áreas receberam as atas dessas áreas e solicitaram o uso da ferramenta, que foi expandida para os departamentos de Jornalismo, Produção, Comunicação e Rede/Afiliadas.
A simplicidade, segurança e eficácia da ferramenta criaram um engajamento orgânico, onde os próprios colaboradores se tornam divulgadores da solução dentro da empresa.
E, com o feedback positivo dos usuários, a RECORD trabalha na expansão do uso do Neural Meeting Notes para toda a matriz e, potencialmente, para outras afiliadas no país. Atualmente, cerca de 60 pessoas fazem uso, incluindo gerentes e diretores. O objetivo é expandir seu uso para toda a companhia em janeiro.
A ferramenta ajudou a aumentar a produtividade, permitindo que as pessoas se concentrem mais nas reuniões, sem precisar se preocupar com anotações extensas. As atas são geradas rapidamente, com ajustes mínimos.
“Nosso mais recente projeto de Inteligência Artificial, focado na criação automatizada de atas de reuniões, tem sido um verdadeiro divisor de águas em nossa empresa. Por meio de uma tecnologia inovadora, conseguimos transformar a forma como documentamos e compartilhamos informações críticas. Áreas fundamentais da organização viram um aumento significativo em produtividade e assertividade, permitindo que equipes se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor. Este projeto não só otimizou nossos processos internos, mas também reforçou nosso compromisso com a inovação e excelência operacional”, declara Alex Viana, Gerente de Operações de TI da RECORD.
Esta, no entanto, não foi a primeira incursão da RECORD no universo da IA. Durante a pandemia, em novembro de 2020, a emissora lançou a Tina (acrônimo de Tecnologia e INteligência Artificial), considerada a primeira assistente virtual da televisão aberta brasileira que passou a atender os telespectadores da emissora e fruto de um projeto que teve o apoio interno dos times de operações e tecnologia. Em menos de 20 dias, ainda durante o período experimental, a Tina fez mais de 20 mil interações.
Entendimento das necessidades do cliente foi decisivo no sucesso da solução
Entre os resultados e benefícios que Neural Meeting Notes trouxe para a RECORD, que está cada vez mais preparada para enfrentar os desafios de um ambiente corporativo ágil e tecnológico, estão:
• Aumento da produtividade: com a automatização, as equipes liberaram tempos valiosos, permitindo que os profissionais focassem em tarefas mais estratégicas. A transcrição automática das reuniões, que antes consumia horas, agora é concluída em poucos minutos.
• Facilidade de expansão e adaptação: a ferramenta foi inicialmente implantada na tecnologia e, dado seu sucesso, está em processo de expansão para outros departamentos da RECORD. A personalização e flexibilidade da Neural Meeting Notes permitem adaptações específicas, como o uso de diferentes formatos de ata para distintos tipos de reunião.
• Segurança de dados: um diferencial importante é o processamento interno dos dados, mantendo toda a informação confidencial nas instalações da RECORD. Isso garante que a ferramenta seja confiável e segura para o ambiente corporativo.
A parceria entre a Brasoftware e a RECORD, com a implementação do Neural Meeting Notes, mostra de forma clara o impacto transformador da tecnologia quando aliada ao entendimento profundo das necessidades do cliente. “Ao fornecer uma solução intuitiva, segura e capaz de otimizar processos essenciais, contribuímos não apenas para uma melhoria na produtividade do dia a dia, mas também para uma mudança cultural na RECORD em relação à adoção de novas tecnologias”, conclui Guilherme Taliba, líder da área de Inovação da Brasoftware.
